唐山市国土资源局机关档案管理制度

时间:2016-03-02 信息来源:办公室

档案管理遵循“归口负责、统一管理、分类存放、方便利用、公开查询、保持完整与安全”的原则,积极推进档案工作科学化、规范化和标准化。

一、档案归档制度

1、本局档案包括:文书档案、人事档案、专业档案、会计档案、电子档案等。凡是反映本机关工作活动,具有查考利用价值的文件材料(包括公文、电报、簿册、图表、照片、书信、音像资料、会议记录、电话记录、出版物原稿、电子文件)等均属归档范围。

2、各处室(单位)形成的档案材料,由相应处室(单位)负责立卷、归档。具体为:文书由局办公室负责归档;人事档案由人教处负责归档;专业档案、电子档案分别由各业务处室和直属事业单位负责归档;会计档案由财务处负责归档。

3、凡属归档范围的文件、资料,均按要求分类整理,填写卷内目录和保管期限,并注明密级,经审查后归档。同时,应报送电子文档。

4、每年的第一季度要完成上一年度文件归档。业务档案各业务处室(单位)应及时整理立卷。部分材料立卷后也可随时向档案室移交。财务档案在财政年度终了,归档立卷并在财会部门保存一年后,向档案室移交。

5、文书档案归档范围:

⑴国务院、国土资源部、省委、省政府领导涉及国土资源工作的重要讲话、批示等有关文件。

⑵国土资源厅、市委、市政府具有保存价值的文件及重要会议材料。

⑶国土资源部、国土资源厅领导来局的重要活动讲话、照片、录像带等。

⑷本局工作中形成的重要文件和资料,包括发至各县(市)区局国土资源局(分局)和本局的文件,向省厅、市政府上报的请示、报告及工作汇报材料,市局召开的重要工作会议材料、会议纪要、年度工作总结、本部门工作计划及长远规划,主要工作保留的图片、声像资料及软盘等。

⑸局党委会、局长办公会及局务会的会议记录。省国土资源厅、本局具有保存价值的简报等。

    ⑹各处室单位具体文书档案归档范围另行发文。

6、各专业档案、人事档案、会计档案、电子档案归档范围严格按相应的法律、法规要求归档。

二、档案管理责任制

1、档案管理工作由档案工作领导小组统一领导,档案工作领导小组负责制定档案工作规划,将档案工作列入年度目标考核,加强行业管理,制定和完善切实有效的保证措施,推进档案管理的科学化、制度化、规范化。

2、局内形成的所有档案实行统一管理。建立专门档案室,办公室为档案室的主管处室。

3、档案员的职责:

⑴负责档案日常管理工作。

⑵负责档案的借阅登记、报废档案的销毁工作。

⑶负责督促指导各单位归档立卷工作,并做好归档材料的审查把关工作,不符合规定的档案资料不得进入档案室。

⑷严格执行档案管理的有关规定,确保档案的正常运转和使用。

⑸做好档案编研开发利用工作。完成本单位《大事记》、《组织沿革》、《基础数字汇编》编写和续编工作。上报利用档案成果和档案统计、信息反馈工作。

4、各处室(单位)要明确兼职档案员,具体负责本处室文件资料的保管、归档立卷和档案查询使用工作。

5、必须确保文件资料的归档率和档案完整率,对文件资料归档做到准确、完整、及时,凡按规定应归档的材料,必须向档案室移交,严禁个人将应归档材料据为己有或损坏遗失。

三、档案借阅利用制度

1、档案查阅制度

⑴凡借阅密级以上的文件档案以及局长办公会议记录,要经局长批准,由档案人员查找,按指定页数查阅。

⑵借阅会计档案,除财务人员外,一律经局长批准。

⑶人事档案,除人事管理和档案管理人员可以查阅外,其他人未经局长批准不得查阅。

⑷借阅密级以上的专业档案,要有相应的主管副局长批准。对其他一般档案,凡本局工作人员可直接查询本处室(单位)业务及相关文书档案;因工作需要查询其它处室(单位)档案时,要书面说明原因,经本处室(单位)负责人批准后查询。各县局、分局查询的要与相关处室(单位)沟通,并执行局内工作人员查询档案规定。

⑸借阅者根据借阅手续向档案管理人员索取案卷,不准擅自进入档案库房,更不许自行查找。

⑹借阅的案卷只许在阅档室查阅,不准带出阅档室,如有特殊情况,确需带出时必须经办公室主任批准。

⑺借阅者因工作调动或出差时,应将借阅的档案全部及时归还。

⑻借阅者要爱护案卷,不得拆散、抽取、增加、拆角、涂改、注记、污损,不许转借和擅自复制、抄录。档案员要严格监督,归还档案时,要严格检查无误后,方能撤销借阅手续。

⑼外单位查阅本局文书档案资料,需持介绍信,按规定经有关领导批准后,方可办理借阅手续。借阅土地、矿山、海域登记资料的要按公开查询办法及相关规定办理。

⑽因工作需要复印档案须经办公室主任批准。

2、档案保密制度

⑴档案库房和阅览室必须专室专用,不得放置与档案无关的物品。

⑵档案管理人员不得在档案室会客,与档案工作无关的人员不得随便进入档案室。

⑶带密级的档案一般不得带出档案室,特殊情况需要带出时,须经主管局长批准并装在保险文件袋内。任何情况下不得将档案带回家中。

⑷档案管理人员不得在公共场所或与亲友谈论档案中的机密,不用电话、电报汇报档案内容。

⑸储存档案数据的微机必须专门使用,不得接入互联网。

⑹发现档案丢失或被盗,应立即报告,及时处理。

四、档案移交和保管制度

1、档案交接制度

⑴档案管理人员变动或接收移交过来的档案资料时,均要办理交接手续。

⑵在交接过程中,双方要根据移交目录当面点清,并在交接单上签字,双方各执一份存查。

⑶档案交接,直接责任人必须在场,不准替交,否则出现差错由直接责任人负责。

⑷本局工作人员因工作、岗位变动或调出。必须办理有关档案、资料的移交手续,如图纸、文件、证件、印章、各种资料等。

2、档案安全保管制度

⑴档案库房禁止存放易燃、易爆等危险物品和具有严重污染、腐蚀性的物品。

⑵档案库房内禁止吸烟。

⑶档案库房内要有防虫、防尘、防盗、防光、防火、防潮等设施,并定期对案卷进行检查和技术处理。

⑷严格履行档案借阅手续,及时催要借阅的档案。

⑸档案室应设兼职安全防范人员,当火灾或其它自然灾害发生时,应首先保护和抢救档案材料。

⑹案卷必须按保管期限搞好鉴定,并及时移交、接收和销毁。

⑺认真填写案卷接收(移交)登记簿、档案借阅登记簿、档案利用效果登记簿、档案销毁清册,以便管理和掌握情况。

五、档案统计和鉴定销毁制度

1、档案登记统计制度

⑴档案管理人员要认真学习有关统计方面的专业知识,提高档案统计业务水平。

⑵档案室必须按规定填写档案收进、移出、整理、鉴定、销毁、保管数量、档案利用等情况。

⑶对档案的基本情况要每半年进行一次统计,统计数字做到实事求是,如实反映情况。

⑷准确编制档案工作情况年报,及时上报有关部门。

2、档案鉴定销毁制度

⑴本局各类档案密级的鉴定均在鉴定小组的主持和组织下进行。

⑵鉴定小组以办公室主任为组长,相关处室(单位)负责人和档案管理员为成员。

⑶档案鉴定的任务:一是对档案密级的确定和调整。二是对档案价值的鉴定。通过鉴定对失去价值的档案剔出销毁,对具有保存价值的档案科学地确定保管期限。

⑷鉴定档案要依据各类档案的《保管期限表》进行,采用直接鉴定的方法。

⑸剔出销毁档案,要编制《销毁清册》一式两份,并向分管局长写出销毁的书面申请,经局长审核批准后、方可进行销毁。人事、财务档案的核销,要严格按有关人事、财务纪律办理。

⑹销毁档案时要注意保密,并要有二人监销。监销人要认真核对销毁档案的内容,并在《销毁清册》上签字,同时注明销毁的时间、地点和方式。

⑺档案销毁要在上级指定的单位,一定要按照有关程序和要求进行,不得违反。

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